Duas propostas chegam à mesa do RH com benefícios parecidos e valores parecidos. À primeira vista, parece que a comparação está praticamente resolvida.
Só que boa parte das diferenças entre fornecedores aparece depois da assinatura.
Atendimento, implementação, facilidade de uso e capacidade de acompanhar mudanças na empresa dificilmente cabem na primeira linha de uma proposta comercial.
Por isso, preço é um critério importante. Só não deveria ser o único.
1. Experiência de quem vai usar
Comece pela ponta que costuma ficar longe da negociação: o colaborador.
Quantos passos ele precisa cumprir para usar o benefício, se a experiência é fácil de entender, e se ele sabe onde procurar quando surge uma dúvida.
Um benefício pode parecer excelente na apresentação comercial e encontrar barreiras quando chega à rotina.
2. Experiência de quem vai administrar
Depois, faça o mesmo exercício pelo ponto de vista do RH.
Quais atividades ficam sob responsabilidade da equipe, como são feitas as movimentações e alterações, e que tipo de acompanhamento será necessário depois da implementação.
O esforço necessário para administrar a solução também faz parte da comparação.
3. Implementação
Pergunte o que acontece entre a assinatura e o primeiro dia de uso.
Quem participa, quanto a empresa precisa disponibilizar, e como os colaboradores serão orientados.
Uma boa proposta precisa explicar não apenas o que será entregue, mas como a empresa chegará até lá.
4. Atendimento depois da contratação
Uma pergunta simples ajuda bastante: se algo der errado daqui a seis meses, quem estará do outro lado?
Entender os canais e a dinâmica de atendimento antes de contratar evita descobrir essas respostas justamente quando surgir um problema.
5. Integrações
O novo fornecedor precisa conversar com alguma tecnologia que já faz parte da operação?
Mapear essa necessidade antes da decisão evita transformar uma solução nova em mais uma camada isolada dentro da empresa.
6. Capacidade de acompanhar o crescimento
Não compare fornecedores pensando apenas na empresa de hoje.
Considere novas contratações, mudanças de estrutura e outras transformações que podem acontecer durante o contrato. Uma solução adequada agora precisa continuar fazendo sentido quando a operação mudar.
7. O ponto de partida da própria empresa
Existe ainda um critério que não está na proposta de nenhum fornecedor: a situação atual.
Antes de comparar soluções externas, entender os gargalos da operação ajuda o RH a descobrir quais critérios realmente deveriam ter mais peso na escolha.
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